El tiempo se encuentra entre los mayores tesoros que existen, no obstante, no se trata de algo ilimitado y es justamente por eso que resulta preciso aprender a administrarlo a fin de alcanzar un mayor nivel de eficiencia y productividad.
En este sentido, el único aspecto que es imposible controlar dentro de un negocio consiste en el tiempo, ya que no es posible detener los minutos y tampoco comprar más horas en el día. Sin embargo, sí tienes la oportunidad de controlar aquellos procesos y actividades que tienen lugar dentro de tu negocio, al igual que el modo de realizar las tareas, de manera que el tiempo invertido en cada proceso puede ser optimizado. De forma que si deseas conocer cómo optimizar el tiempo y la productividad mediante la organización, lo mejor será que no dejes de leer.
Consejos para optimizar la productividad y el tiempo a través de la organización
Una gestión apropiada del tiempo exige un cambio sobre la orientación de las actividades a los resultados, y es que estar ocupado no resulta igual que ser eficaz. Ahora bien, se puede optimizar la capacidad con el fin de funcionar de forma mucho más eficaz, incluso en aquellos casos donde se tiene poco tiempo, pero las presiones son altas; y ese se encuentra precisamente entre los principales objetivos a lograr al implementar una adecuada gestión del tiempo en un negocio. Dicho esto, a continuación te indicamos algunos consejos de organización para optimizar tu tiempo y productividad:
Planifica con anticipación
Es imposible optimizar la gestión del tiempo si no te tomas un momento para planificar previamente, siendo aconsejable planificar tanto cada día como cada semana. En este sentido, solo definir tareas y prioridades con anticipación no basta, ya que de nada sirve tener una lista de actividades que no han sido planificadas individualmente. Por eso, es apropiado que busques el mejor momento para poder planificar todas tus tareas y cuando finalmente llegue la hora de realizarlas, no tendrás que perder tiempo, así que recuerda que cada minuto invertido en la planificación podría ayudarte a ahorrar bastante tiempo al momento de la ejecución.
Establece prioridades y objetivos
Determinar los objetivos a alcanzar, resulta indispensable para poder gestionar el tiempo de manera adecuada, ya que al no saber realmente qué debes hacer, no podrás avanzar. En este sentido, es recomendable que definas tus metas y te tomes un momento no solo para analizarlas, sino también para planificar la mejor manera de alcanzarlas, e incluso, para establecer fechas límite para su ejecución.
Usa una agenda
Utilizar agendas resulta fundamental para poder aprovechar al máximo el tiempo y mejorar la productividad, independientemente si son en formato físico o digital, ya que las mismas te permiten no solo organizar y planificar tus tareas, sino también establecer los plazos tanto de ejecución como de entrega. Tienes que asegurarte de mantenerla siempre al alcance, a fin de poder apuntar tus compromisos y revisarla periódicamente para lograr recordarlos, de este modo no siempre tendrás que abusar de tu memoria.
Automatiza los procesos
Apostar por la automatización de los procesos te permitirá disminuir el tiempo que demoras en realizar numerosas tareas. En este caso, podrías optar por buscar herramientas y/o aplicaciones a través de las cuales puedas, por ejemplo, organizar tu semana, elaborar facturas, entre otras cosas. Asegúrate de investigar y evita perder tiempo, realizando tareas que podrían llevarse a cabo automáticamente.
Divide tu tiempo en segmentos
Otro gran consejo para producir un cambio beneficioso dentro de la gestión de tiempo, consiste en dividir en segmentos tus jornadas laborales, ya sea de acuerdo a temáticas, prioridad, nivel de dificultad. En este sentido, si debes realizar tareas complejas, por ejemplo, lo más apropiado será que las separes en tareas más pequeñas para así poder optimizar los recursos económicos, de tiempo, y también de organización de equipo.
Establece metas diarias
También resulta bastante aconsejable que apuestes por establecer metas para cada día. Además de dividir en segmentos tu jornada, poner en práctica esta técnica supone una gran alternativa, para que logres llevar a cabo trabajos cortos de forma apropiada. En este caso, debes asegurarte de fijar objetivos que sean ambiciosos y al mismo tiempo realistas y alcanzables, de manera que al lograrlos puedas tener mayor motivación y estimulo para continuar.
Prioriza tus tareas
Ten en cuenta que no todas las tareas son igual de importantes, por lo que es importante que te asegures de comenzar a realizar esas que son más prioritarias, ya que aquellas que no tienen tanta importancia pueden quedar para después. Asimismo, es preciso que sepas cuáles son tus horas de mayor rendimiento en el día, esas donde tienes un mejor nivel de concentración, de modo que puedas tratar de hacer esas tareas prioritarias durante estos tiempos, logrando así llevarlas a cabo de forma mucho más eficaz. Por su parte, las tareas que no son prioritarias podrías hacerlas durante tus franjas horarias de menor rendimiento, las cuales y pese a variar en cada persona, usualmente se presentan luego de comer, y/o al final del día.
Prepara tu espacio de trabajo
El espacio donde trabajas tiene gran influencia sobre tu nivel de productividad, razón por la cual es muy apropiado que puedas hacerlo, si tus actividades lo requiere, en un lugar que cuente con un escritorio y una buena silla, al igual que con una ventilación e iluminación apropiada, etc. Pero en cualquier caso, si es posible, debes tratar de adaptarlo según tus gustos, manteniendo siempre el orden.
